Problem Framing im Detail – F&A

Vor kurzem haben wir alle Details zu unserem Problem-Framing-Workshop veröffentlicht. Mit dieser Methodik beginnen wir jedes Projekt und evaluieren potentielle Neu-Projekte. Exklusiv für Newsletter-Abonnenten haben wir ein 75-Minuten-Videotraining veröffentlicht und auch unsere Workshop-Vorlage für MURAL geteilt. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen die wir anschließend bekommen und die euch hoffentlich helfen das Format noch gewinnbringender bei euch einzusetzen.

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#1 Mit wie vielen Teilnehmern kann man so einen Workshop machen?

In Remote-Situationen peilen wir etwa 4 bis 10 Teilnehmer an, haben unser Workshop-Format aber prinzipiell für bis zu 15 Teilnehmer ausgelegt. Das gleiche gilt grundsätzlich auf für Onsite-Workshops – da ist es aber deutlich schwieriger die No-Discussion-Policy aufrecht zu erhalten. Es gibt eben im realen Leben keinen Mute-Button. Für sehr große Gruppen kann man probieren den Workshop in kleineren Teilgruppen parallel durchzuführen und an strategisch wichtigen Punkten die Ergebnisse synchronisieren, bevor man in den Kleingruppen weiter macht. Hier sollte es dann auch einen Entscheider pro Gruppe geben und einen Gesamtentscheider für die Synchron-Situationen.

Mit weniger als 4 Teilnehmer funktioniert das Format grundsätzlich auch, aber da profitiert man nicht so stark von dem diversen Wissen der Teilnehmer und den unterdrückten Diskussionen. Aber wir nutzen das Format auch manchmal zu zweit oder sogar als Solo-Workshop falls wir merken, dass andere Modelle uns gerade nicht vorwärtsbringen.

#2 Wie bestimmt man einen passenden Decider?

Meistens ergibt sich die Rolle des Entscheiders ganz natürlich aus der Hierarchie und dem Themenfeld heraus. Dabei sollte immer die Person gewählt werden, die hinterher operativ das Ergebnis verantwortet. Die Betonung liegt hier auf operativ. Strategisch entscheidet am Ende eh immer der CEO bzw. das Board. Diese Ebene möchte man aber nicht unbedingt in jeden Workshop einbinden. Der Entscheider sollte daher hirarchisch so niedrig wie möglich aber so hoch wie nötig aufgehangen sein. Wenn die Rolle nicht nach 5 Minuten nachdenken klar ist gibt es eine gute Chance, dass der Teilnehmerkreis falsch gewählt wurde und eine höhere Ebene mit eingebunden werden muss. Nichts ist am Ende frustrierender, als nach einem erfolgreichen Workshop das Ergebnis im Sande verlaufen zu sehen weil sich jemand querstellt – und sei es nur aus der Emotion heraus nicht eingebunden worden zu sein.

#3 Kann der Moderator auch inhaltlich aktiv teilnehmen?

Grundsätzlich macht es in jedem Meeting und vor allem in jedem längeren Workshop Sinn einen dedizierten Moderator zu haben der keine inhaltliche Verpflichtungen hat. Es ist unheimlich schwer die Gruppendynamik und Agenda im Auge zu behalten, technische Schwierigkeiten zu lösen und die Übungen zu erklären und gleichzeitig mitzudenken. Wir haben dieses Format selbst im dreistelligen Bereich durchlaufen. Daher ist die Methodik eingefleischt und wir können auch mal inhaltlich ein paar Ideen oder Anregungen beisteuern. Trotzdem bleibt der Fokus für den Moderator primär auf der Moderation. Für gezielten Input holen wir Experten bzw. Kollegen mit in den Workshop hinzu. In keinem Fall sollte der Moderator auch der Entscheider sein.

In der Praxis gibt es aber eine Ausnahme: Wenn ihr das Format extrem regelmäßig und mit immer der gleichen Gruppen durchführt (zum Beispiel zur Vorbereitung eines Scrum Sprints), dann kennen alle Teilnehmer das Format so gut, dass ein Moderator fast obsolet wird und sich auch aktiv beteiligen kann.

#4 Welche Rolle spielt Problem Framing im InnovationLab?

Für uns ist das Problem Framing Teil eines jeden Projektes und dient als Kickoff. Wenn wir ein Projekt als interessant bewerten beginnen wir mit einem kostenlosen Problem Framing Workshop (dein Projekt passt zum InnovationLab? Dann jetzt kostenlosen Workshop anfragen!). Hier kristallisiert sich sehr strukturiert und gut geordnet heraus wo das eigentliche Problem liegt und welchen Aspekt für durch beispielsweise einen Design Sprint weiter bearbeiten sollten.

Abgesehen davon nutzen wir die Methodik für fast alle internen Projekte als Kickoff.

#5 Für welche Fragestellungen und Herausforderungen eignet sich das Format?

Für so ziemlich Alles.

Ernsthaft, das ist die Magie dieses Formats. Es ist ein strukturiertes Workshop-Format, um sich größeren und komplexeren Themen zu widmen. Je größer das Thema ist, desto mehr Durchläufe wird man machen wollen bzw. je mehr Iterationen mit Lösungsvalidierung wird es brauchen. Aber das ist dann immer noch sehr viel effizienter als die üblichen Meeting-Marathons die sich über Monate ziehen und am Ende wenige Fakten, sondern viele Meinungen liefern.

Einzig für weniger komplexe Themen ist das Format etwas overkill. In dem Fall empfehlen wir den deutlich simpleren Lightning Decision Jam.

#6 Reicht ein 90-Minuten-Workshop für komplexe Themen aus?

Jein. Nach 90 Minuten sind wir mit dieser Methodik meist sehr viel weiter als mit klassischen Herangehensweisen. Allerdings braucht es für das vollständige Verständnis eines strategischen und komplexen Problems etwa 2 bis 4 Durchläufe mit unterschiedlichen Fokuspunkten und anschließender Lösungs- und Annahmen-Validierung. Häufig empfehlen wir zu Beginn den Workshop 2 mal mit sehr gegensätzlichen Fokuspunkten zu durchlaufen und auch die Nachbereitung abzuwarten und dann gezielt noch ein oder zweimal zu vertiefen.

#7 Wieso ist die Lösungsfindung Teil des Problem Framings?

Unserer Erfahrung nach kann man ein Problemfeld erst wirklich verstehen, wenn man auch das Lösungsfeld grob abgesteckt hat. Dazu liefert die prototypische Validierung von Lösungen sehr schnell weitere Erkenntnisse über das zugrundeliegende Problem. Diese Erkenntnisse wären sonst nicht ans Tageslicht gekommen. Wer vor der Lösungsfindung aufhört hat nur sein bisheriges Wissen strukturiert – auch bereits ein großer Erfolg! Wir wollen aber weitergehen und ein tieferes Verständnis und mehr Klarheit schaffen.

#8 Ist das Format ähnlich zum Lightning Decision Jam?

Im Grunde ja. Der Lightning Decision Jam eignet sich als kleines, schnelles Format für weniger wichtige oder komplexe Themen, um Diskussionen zu vermeiden und schnell zu einer Entscheidung zu gelangen. Bei strategisch wichtigeren Themen oder komplexeren Herausforderungen ist der LDJ jedoch weniger geeignet und simplifiziert viele Momente zu sehr. Damit kommt der Trade Off von „Geschwindigkeit“ und „Sorgfalt“ zu stark aus der Balance und es werden zu wichtige Fakten (und auch Emotionen) übergangen.

#9 Welche Vorteile hat die Remote-Durchführung?

Für uns im InnovationLab hat die Remote-Durchführung des Problem Framings vor allem den Charme, dass wir das Problem des Kunden auf sehr einfach zu organisierende Art und Weise kennenlernen können und auch bereits einen Mehrwert für den (potentiellen) Kunden schaffen, ohne dass dieser unnötig Reise- und Material-Kosten ausgeben muss. Aber auch bei internen Workshops hat sich Remote als das Medium der Wahl heraus kristallisiert. Es reduziert automatisch die Diskussionsfreudigkeit und die Tools (Zoom und ein MURAL-Board) sind auch ohne viel Vorlauf spontan aufgesetzt. Daher müssen wir auch nicht beachten, ob notwendige Kollegen zu dem Zeitpunkt Home-Office-Zeit haben oder im Büro sind und können auch externe Experten, Kunden, Nutzer und Freelancer ohne viel Organisation einbinden.

#10 Warum fiel die Wahl auf das Tool MURAL?

Wir arbeiten schon sehr lange mit MURAL. Daher sind wir hier sicher auch etwas vorgeprägt und evaluieren nicht wöchentlich neue andere Lösungen. Die bekannteste Alternative zu MURAL ist Miro (früher Realtimeboard). Bis vor kurzem war hier das Preis-Modell für uns nicht zugänglich, da keine kostenfreien anonymen Teilnehmer zugeschaltet werden konnten. So hätten wir für jeden Problem Framing Workshop mit einem potentiellen Kunden neue kostenpflichtige Nutzerkonten anlegen müssen. Mittlerweile (ab etwa April 2020) bietet Miro diese Funktion ebenfalls. Der andere Grund für MURAL im Vergleich zu Miro ist die einfachere Nutzerführung. Wir (und unsere Workshop-Teilnehmer) haben Miro immer als deutlich funktionsreicher und leistungsstärker empfunden. Allerdings kam dies mit dem Tradeoff der komplizierten Benutzerführung. MURAL war einfach immer schneller neuen Nutzern zu erklären und hat unser Workshop-Setup stark vereinfacht.

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#11 Was spricht für die anonymisierte Darstellung der MURAL-Teilnehmer?

Als Moderator hat man mit anonymen Teilnehmer natürlich das Problem, dass es deutlich schwieriger ist einzuschätzen wer gerade wie aktiv ist und entsprechend gegenzusteuern – gerade wenn man keinen parallelen Videochat zur Verfügung hat. Es hat aber auf der anderen Seite den großen Vorteil, dass sich Teilnehmer weniger voneinander beeinflussen lassen und freier agieren können. Es wird also nicht automatisch der Lösungsvorschlag des Chefs gewählt. Das ist dem Ergebnis meist sehr zuträglich. Wie machen wir es selbst im InnovationLab? Mit internen Teams arbeiten wir mit festen Nutzeraccounts (und damit ohne Anonymisierung) und mit externen Teilnehmer ausschließlich mit anonymen Teilnehmern.

#12 Wieso werden Diskussionen beinahe vollständig unterdrückt?

Für viele Teilnehmer die das Format noch nicht kennen wirkt die Zusammenarbeit ohne Diskussion häufig zunächst sehr befremdlich. Gerade in der deutschen Unternehmenskultur sind wir doch gewohnt jeden Punkt ausführlich zu diskutieren. Das hat aber zwei ganz entscheidende Nachteile: Zum einen kosten Diskussionen unheimlich viel Zeit und Energie. Jeder möchte zu jedem noch so kleinen Thema noch seine Meinung preisgeben oder versucht mit der fünften Formulierungsvariante des gleichen Vorschlags vielleicht doch noch eine Zustimmung von den anderen Teilnehmern zu bekommen. Wertschöpfend ist das selten. Und nicht selten wird eine gute Idee durch ein Totschlag-Argument sofort getötet. Zum anderen dominieren in Diskussionen immer die lauten Menschen und die hierarchisch höher gestellten Teilnehmer. Aber häufig liegt das Wissen und die cleveren Ideen bei weniger dominanten Gesprächsteilnehmern. Unser Problem-Framing-Format gleicht diese menschlichen Unterschiede aus und gibt jedem Teilnehmer exakt die gleiche Bühne.

#13 Welche Rolle kann Problem Framing zum Beispiel in Scrum-Projekten spielen?

In Software-Entwicklungsprojekten gibt es natürlich auch von Zeit zu Zeit die großen Fragen. Wie soll das nächste Major-Release aussehen? In welche Richtung muss sich die Software entwickeln? Aber auch im kleinen gibt es immer wieder Möglichkeiten das Format einzusetzen. Für die Teams die nach der Scrum-Methodik arbeiten empfehlen wir einen Problem-Framing-Workshop als festen Bestandteil des Prozesses aufzunehmen, um Feedback aus dem Markt und den Sprint-Reviews zu verarbeiten und das nächste Sprint-Goal zu finden. Dabei empfehlen wir genug Versatz zum eigentlichen Sprint, um die Möglichkeit zu bieten einen Prototypen des Sprint-Ziels zu validieren, bevor dieses Zielbild in die Sprint-Planung kommt.

#14 Kann der Workshop remote von nur einem Moderator durchgeführt werden?

Die meisten unserer Workshops führen wir mit einem einzelnen Moderator durch. Das erfordert allerdings viel Erfahrung. Für die ersten Workshops empfiehlt es sich doch noch einen Co-Piloten einzusetzen der sich um technische Schwierigkeiten im Tooling kümmert und die Aufräumarbeiten auf dem MURAL-Board durchführt.