Problem Framing 101 + Kostenloses Workshop-Kit

Problem Framing ist ursprünglich der Prozess, um eine Herausforderung zu durchdringen und zu interpretieren – mündend in ein fokussiertes Problem Statement. Kleine Verschiebungen in der Fragestellung oder in der Interpretation der Herausforderung können bereits große Auswirkungen auf den späteren Prozess der Lösungsfindung haben.

Bei uns beginnt jedes Projekt mit einem Remote-Problem-Framing Workshop. Innerhalb von ca. 90 Minuten haben wir dadurch eine Herausforderung ausreichend gut durchdrungen, um das weitere Vorgehen entscheiden zu können. Wir gehen dabei allerdings etwas weiter als nur bis zum Problem Statement und spannen gemeinsam mit unserem Kunden auch den Lösungsraum bereits auf und hinterfragen Annahmen und persönliche Sorgen.

In diesem Artikel stellen wir Problem Framing als Methodik und dessen Platz in unserem Gesamtprozess vor.

Kostenloses Problem-Framing-Kit:

Nutze für eigene Workshops unser Mural-Template und erfahre alle Details und Moderationstipps zum Prozess in unserem Video-Training:

Warum Problem Framing?

Wenn wir die Frage stellen, „Mit welchem Problem befasst ihr euch gerade?“, dann bekommen wir meistens einen Elevator-Pitch für eine Lösungsidee zu hören. Klar, es ist einfacher und häufig auch motivierender über Lösungen zu sprechen. Allerdings engen zu frühe Diskussionen und Entscheidungen zu Lösungen den Innovationsraum zu sehr ein.

Wenn man sich jedoch früh darauf fokussiert ein Verständnis des Problemfeldes zu erlangen und die vorliegenden Probleme zu priorisieren, dann ist die Chance sehr viel höher auch die richtige Lösung zu erarbeiten. Oder auch das Projekt frühzeitig zu beerdigen falls das Problem doch nicht die höchste Priorität haben sollte.

Mit Problem Framing werden also vor allem drei kritische Fragen frühzeitig beantwortet:

1. Lohnt es sich dieses Problem überhaupt zu lösen?
2. Haben alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis vom Problem, dem Kontext und der Relevanz?
3. Wie können wir schnell die richtigen Learnings generieren, um das Problem zu durchdringen und die richtigen Entscheidungen zu treffen?

Szenario 1: Strategisches Problem Framing

Das später skizzierte Vorgehen eignet sich, um sich halbwegs beliebigen Problemen und Fragestellungen zu nähern. Es sollte sich dabei allerdings um ein ausreichend kritisches und komplexes Thema handeln, damit ein derartiger Workshop auch lohnt. Für kleinere Alltagsthemen empfehlen wir den Lightning Decision Jam als sinnige Methodik. Für strategisch relevante und komplexere Themen ist das Format allerdings zu kurz gedacht und nicht ausgelegt.

Szenario 2: Problem Framing im Produktprozess

Aber auch im Entwicklungsprozess eines Produktes nutzen wir das Workshop-Format an vielen Stellen. Es ist zum Beispiel für größere Projekte eingebettet in unseren Design Sprint Prozess und hilft uns dort die richtige Challenge auszuwählen. Für Teams die nach Scrum oder Shape Up arbeiten wiederum kann es eine gute Methodik sein, um ein Sprint-Ziel zu finden und zu durchdringen oder sich einem Problem in der User Journey zu nähern.

Unser Prozess im Überblick

Obwohl wir je nach Workshop und gewählter Herausforderung die Techniken etwas mixen oder variieren basiert unser Problem Framing Workshop immer auf dem gleichen Grundaufbau. Dieses Format können wir mittlerweile auch recht spontan aus dem Hut zaubern, um eine Vielzahl an Meetings wertstiftend zu moderieren. Die einzelnen Phasen oder Schritte sind dabei:

1 – Agenda und Rollen-Klärung

Je nach Teilnehmer-Gruppe beginnen wir mit einer mehr oder weniger ausführlichen Vorstellung der Teilnehmer. Anschließend stellen wir das vorliegende Problemfeld vor und erläutern auch einmal im Schnelldurchlauf den Prozess. Angelehnt an die Design Sprint-Methodik benötigen wir in diesem Workshop-Format einen Teilnehmer der explizit die Rolle des Deciders wahrnimmt.

2 – Problemfeld abstecken

In den meisten Fällen ist die Problemstellung sehr komplex oder noch recht vage. Daher beginnen wir damit das Problemfeld in einzelne Herausforderungen runter zu brechen und den Problemraum kennenzulernen. Je nach Herausforderung nutzen wir hier Techniken wie Affinity Diagramming, Abstraction Laddering oder das Cynefin-Framework.

3 – Fokuspunkt finden

In einem Workshop-Durchlauf fokussieren wir immer auf eine konkrete Herausforderung. Diese wird gemeinsam von allen Teilnehmer gewählt und anschließend vom Decider final entschieden. Bei größeren oder relevanten Herausforderungen wird der Prozess mehrmals durchlaufen, bis alle relevanten Facetten des Problems bearbeitet und verstanden sind.

4 – Problem verstehen und Wissen zusammentragen

Jetzt ist es an der Zeit das Wissen aller Teilnehmer abzurufen und zusammenzutragen. In einer kurzen Timebox werden Erfahrungen und Daten aller Beteiligten als kurze Statements zusammengetragen. Diese werden anschließend in einem Heatmap-Voting gemeinsam priorisiert, um die wichtigsten Wisdom-Nuggets klar herauszuziehen.

5 – Problem Statement formulieren

Für den ersten großen Meilenstein dieses Workshops wird ein knackiges Problem Statement nach dem Muster „Wie können wir… , damit …?“ formuliert. Hier werden die Informationen aus dem vorherigen Schritt mit dem gewählten Problemfokus verdichtet und konkretisiert. Die Formulierung des Problem Statements beeinflußt maßgeblich den Lösungsraum im nächsten Abschnitt und die Gesamtergebnisse des Workshops. Auch hier hat der Decider das letzte Wort – schließlich muss er das Ergebnis hinterher im und für das Unternehmen verantworten.

6 – Lösungsraum aufspannen und priorisieren

Im klassischen Sinne wäre der Problem-Framing Prozess jetzt bereits abgeschlossen. Wir möchten aber noch weiter gehen und die Situation umfassender betrachten. Dazu gehen wir auch direkt in den Ideation-Prozess, also die Entwicklung möglicher Lösungen. Das hat vor allem zwei Effekte:

1. Durch die Beschäftigung mit möglichen Lösungsmodellen erreicht man automatisch auch ein tieferes Verständnis für das Problem und merkt auch welche Aspekte man noch nicht ausreichend durchdrungen hat.
2. Hier können bereits konkrete Quick-Wins entstehen die sofort implementiert werden können. So erzeugen wir einerseits direkt Mehrwert, können aber vor allem frühzeitig erste Erkenntnisse aus diesen Lösungsversuchen in den Prozess rückkoppeln.

7 – Annahmen und Sorgen hinterfragen

Neben möglichen Lösungen sollten auch die zugrundeliegenden Annahmen und Sorgen bzw. Erwartungshaltungen aller Teilnehmer betrachtet werden. Die beiden größten Risiken für die erfolgreiche Bewältigung der Herausforderung sind meisten die Entscheidung auf nicht validierten Annahmen zu basieren und die persönlichen Sorgen und Empfindungen von wichtigen Stakeholdern zu übergehen bzw. zu ignorieren.

8 – Ergebnisse zusammenfassen und Next Steps beschließen

Ein Workshop ist nur erfolgreich wenn anschließend alle Teilnehmer mit dem gleichen Verständnis den Raum (bzw. das digitale Meeting) verlassen und es klare Todos und Zeitpläne für den weiteren Verlauf gibt. Daher tragen wir am Schluss noch einmal die wichtigsten Fakten zusammen:

• Auf welche konkrete Herausforderung haben wir uns geeinigt?
• Welche Quick-Wins können wir direkt ausprobieren?
• Welche Projekte haben sich aus der Analyse ergeben?
• Welche Annahmen müssen wir validieren?
• Welche Sorgen dürfen nicht unter den Tisch gekehrt werden?
• Wer steuert das Gesamtprojekt und wann kommen wir wieder für eine erneute Betrachtung zusammen?

Für eigene Workshops: Unser Problem-Framing-Kit

Möchtest du den zuvor geschilderten Prozess für deine Workshops einsetzen? Dann hoffen wir dir dafür den perfekten Werkzeugkasten geben zu können. Wir haben als Onlinekurs diverse Gruppen in diesem Prozess geschult und einen dieser 90-Minuten-Kurse vollständig aufgezeichnet. Hier zeigen wir den gesamten Prozess anhand eines Beispiel-Themas, geben alle Hinweise zur effektiven Moderation des Workshops und beantworten auch noch alle Fragen der Teilnehmer. Du kannst dir die komplette Video-Aufzeichnung kostenfrei herunterladen. Ebenfalls teilen wir das Workshop-Template für die Software MURAL mit dir, welches wir auch bei unseren realen Kunden-Workshops einsetzten. Dafür musst du dich nur mit obigem Formular für unseren Newsletter anmelden.

Wir freuen uns anschließend auf dein Feedback und beantworten gerne persönlich alle Fragen, die dir bei der Nutzung der Tools und Methoden in der Praxis noch auffallen.