Universal-Workshop: Lightning Decision Jam

Ich durfte in der heutigen Folge von Hinter’m Tellerrand Links (2 wöchiger Podcast zum Thema Methodenkompetenz) den Lightning Decision Jam vorstellen. In meinem Werkzeugkoffer ist der LDJ wie das Schweizer Taschenmesser – wenn man gar nicht weiter weiß oder nichts anderes eingepackt hat hilft er in jedem Fall weiter.

Der Lightning Decision Jam ist ein 2-stündiger interaktiver Workshop, der dir und deinem Team hilft, Probleme zu meistern. Indem ihr schnell Entscheidungen trefft und kritische Themen identifizieret, kommt ihr bei einer Herausforderung schneller ans Ziel oder zumindest zu einem ganzheitlichen Überblick. Der LDJ eignet sich hervorragend für jede Herausforderung, bei der eine Gruppe von Menschen Entscheidungen treffen, Probleme lösen oder Herausforderungen diskutieren muss, und baut auf den Kernprinzipien des Design Sprints auf:

• Gemeinsam arbeiten, aber alleine
• Konkrete Ergebnisse sind besser als Diskussionen
• Verlass dich nicht auf die Kreativität
• Anfangen ist wichtiger als ein perfektes Ergebnis

Das Problem bei allem, was kreatives Denken erfordert, ist, dass man leicht den Fokus verliert und in die Falle von nutzlosen, ergebnisoffenen, unstrukturierten Diskussionen tappt. Hier ist die effektivste Lösung, die ich gefunden habe: Ersetze alle offenen, unstrukturierten Diskussionen durch einen klaren Prozess.

Wir verwenden diese Übung, um:

1. Das Problem schnell zu identifizieren und zu definieren
2. Mit vielen Lösungen aufzuwarten
3. Die beste Lösung/den im nächsten Schritt finden
4. Klare Handlungsschritte, mit deren Umsetzung wir so schnell wie möglich beginnen können, zu erarbeiten.

Hier könnt ihr euch die Folge aus dem Podcast auch direkt anhören (und noch besser abonnieren, um keine weiteren Methodenimpulse zu verpassen):

LDJ Step by Step

1. Mit Problemen beginnen
2. Probleme präsentieren
3. Probleme auswählen
4. Die Probleme als standardisierte Herausforderungen umschreiben
5. Ideenfindung ohne Diskussion
6. Lösungen priorisieren
7. Entscheiden, was angegangen werden soll
8. Lösungen handlungsfähig machen

1. Mit Problemen beginnen – 7 Min.

Ohne Diskussion verbringt jeder 7 Minuten damit, alle Herausforderungen, Ärgernisse, Fehler oder Bedenken bezüglich des gewählten Themas aufzuschreiben. Wenn die 7 Minuten um sind, hat jede Person einen Stapel von Problem-Post-its vor sich liegen.

2. Probleme präsentieren – 4 Min. pro Person

Der Moderator wählt nun jeweils eine Person aus, die sich an eine Wand/Whiteboard stellt und sehr schnell jedes Problem erklärt, während sie es an die Oberfläche klebt. Niemand sonst im Team darf hier sprechen. Der Moderator sollte nicht mehr als 4 Minuten pro Person geben.

3. Probleme auswählen – 6 Min.

Der Moderator gibt jedem Mitglied ein paar Klebepunkte – jeder muss nun ohne Diskussion über die Probleme abstimmen, die er für die relevantesten hält.

Die Teilnehmer können hier über Ihre eigenen Vorschläge abstimmen und sie können beide Stimmen auf eine Herausforderung kleben, wenn sie diese stark genug dafür halten. Sobald die 6 Minuten um sind, nimmt der Moderator schnell die abgestimmten Probleme und ordnet sie in der Reihenfolge ihrer Priorität an.

4. Probleme als standardisierte Herausforderungen umschreiben – 6 Min.

a.k.a standardisierte „How migh we“-Fragen

Jetzt konzentrieren wir uns nur auf die abgestimmten und priorisierten Probleme – der Moderator wird jedes einzelne als standardisierte Herausforderung umschreiben.

Das Umformulieren des Post-its in ein „Wie könnten wir“-Format ermöglicht es uns, es lösbar zu machen und die Art und Weise, wie die Herausforderungen geschrieben werden, zu standardisieren.

Der Moderator sollte alle Probleme so schnell wie möglich umschreiben und dabei sicherstellen, dass sie noch priorisiert sind, bevor er weitermacht.

5. Ideenfindung ohne Diskussion – 7 Min.

Nun wird das am höchsten gewählte HMW-Problem verwendet, um Lösungen zu erarbeiten.

Jedes Teammitglied hat 7 Minuten Zeit, um ohne Diskussion so viele mögliche Lösungsansätze für die „How Might We“-Herausforderung aufzuschreiben. Das Weglassen der Diskussion an dieser Stelle stellt auch eine Vielfalt an Lösungen sicher. Es ist wichtig, dass der Moderator den Teammitgliedern hier sagt, dass wir auf Quantität statt Qualität abzielen – später können wir auswählen und konvergieren.

Die Lösungen müssen nicht auf eine bestimmte Art und Weise geschrieben sein – aber sie müssen für die anderen Teilnehmer verständlich sein. Es gibt keine individuelle Präsentation von Lösungen, da dies zu einer Voreingenommenheit gegenüber den besten Präsentatoren führt.

Wenn die 7 Minuten um sind klebt nun jeder seine Ideen so schnell wie möglich auf die Oberfläche (Wand, Whiteboard, was auch immer), es muss nicht ordentlich sein – klebt sie einfach irgendwo hin – dies sollte nur eine Minute in Anspruch nehmen.

6. Lösungen priorisieren – 10 Min.

Der Moderator gibt nun jedem Teammitglied sechs Minuten Zeit, um über die Lösungen abzustimmen, von denen sie denken, dass sie die HMW-Frage am besten lösen würden. Da die Mitglieder jedes Post-it lesen müssen, wird etwas mehr Zeit für diesen Abstimmungsprozess eingeräumt: 10 Minuten.

Genau wie bei den Problemen hat das Team nun 30 Sekunden Zeit, um eine priorisierte Liste von Lösungen zu erstellen – ignoriert alles mit weniger als zwei Stimmen.

7. Entscheiden Sie, was angegangen werden soll – 10 Min.

Es ist klar, dass einige Lösungen beliebter sind als andere, um sie auszuprobieren, aber es ist wichtig zu wissen, wie viel Aufwand erforderlich ist, um die Lösungen auszuführen – daher verwenden wir hier eine einfache Effort/Impact-Skala, um zu bestimmen, welche Lösungen so schnell wie möglich ausprobiert werden sollen und welche zu einer Projekt-Liste hinzugefügt werden sollten, oder wie auch immer Sie Ihr Backlog speichern.

Der Moderator muss bei diesem Schritt sehr proaktiv sein, da er der einzige ist, der dazu neigt, eine Diskussion zu eröffnen.

Jetzt habt ihr einen klaren Überblick darüber, welche Lösungen mit hohem Impact sehr schnell ausgeführt und getestet werden könnten.

8. Lösungen handlungsfähig machen – 5 Min.

Der Moderator nimmt nun die „Sweet Spot“-Lösungen von der Aufwand/Auswirkung-Skala und bittet die Person, die die Lösung geschrieben hat, umsetzbare Schritte zum Testen der Lösung zu nennen. Wenn ich „umsetzbar“ sage, meine ich wirklich etwas, das in einem Zeitrahmen von 1-2 Wochen durchgeführt werden könnte. Eine Faustregel ist ein 1-wöchiges Experiment, aber das hängt natürlich davon ab, was die Lösung beinhaltet.

Was Sie vielleicht beobachten können, ist, dass die Sweet-Spot-Aktionen am Ende tatsächlich Probleme auf eine Weise lösen, dass die Lösungen mit höherem Aufwand obsolet werden und Sie sie später wegwerfen können!

Adaption auf strategische Themen

Für kleinere Alltagsthemen empfehlen wir den Lightning Decision Jam als sinnige Methodik. Für strategisch relevante und komplexere Themen ist das Format allerdings zu kurz gedacht und nicht ausgelegt. Hier haben wir im Lab das Format weiterentwickelt und um einige Aspekte angereichert, um auch komplexere und wichtigere Themen damit zu bearbeiten. Das Format wird in unserem Blog-Artikel im Detail vorgestellt.